L’extrait KBIS résume la situation légale, administrative et économique d’une société à un moment donné. Par conséquent, il peut être nécessaire dans de nombreuses circonstances. Ce justificatif est notamment utile pour les jeunes entreprises en quête de partenaires et d’investisseurs potentiels. Ainsi, le greffe du tribunal du commerce délivre 4 exemplaires de ce document après l’enregistrement au RCS.
À quoi sert le KBIS ?
Vous devez effectuer une nouvelle demande de KBIS, si vous avez utilisé toutes les pièces reçues à l’immatriculation. Ce document prouve votre inscription au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il permet aussi de justifier la légalité de votre activité et l’existence juridique de votre entreprise. Dans ce cas, vous pourrez obtenir un extrait KBIS gratuitement sur la plateforme dédiée aux identités numériques.
Ce justificatif sert également à vérifier l’historique et la situation juridique d’un acteur économique. En effet, il indique toute action judiciaire réalisée par rapport à la société (sauvegarde, redressement ou liquidation). Vous devrez ainsi fournir un KBIS dans des démarches telles que l’ouverture d’un compte professionnel. En revanche, vous n’aurez plus besoin de l’extrait pour d’autres procédures comme :
- La candidature à un appel d’offres public ;
- La demande d’autorisation pour une exploitation commerciale ;
- Le recours au redressement judiciaire.
Depuis novembre 2021, vous pouvez simplement indiquer votre numéro SIREN pour ces formalités. Ce code d’identification permet de trouver toutes les informations sur votre société dans l’Annuaire des entreprises. L’extrait KBIS reste néanmoins l’option privilégiée pour se renseigner sur une personne morale exerçant une activité commerciale. Pour les autoentrepreneurs, le document est appelé extrait K.
Comment faire une demande pour obtenir un extrait KBIS ?
Il existe plusieurs solutions pour effectuer une demande de KBIS. Vous pouvez vous adresser, directement ou par courrier, au tribunal de commerce responsable de la société. Il est également possible d’obtenir le document en ligne, via le site infogreffe. Dans tous les cas, l’extrait sera délivré par le greffier du tribunal de commerce.
Le KBIS est généralement payant, que ce soit sur place, par courrier ou Internet. La demande sollicite effectivement le greffier tenant le Registre du commerce et des sociétés dans votre région. Il devra vérifier les déclarations et contrôler les données reprises sur le document. Cela dit, vous pourrez télécharger gratuitement l’extrait K ou KBIS de votre entreprise sur le site consacré aux identités numériques.
Une fois votre identité numérique activée, vous pourrez récupérer le document dans votre espace personnel. Cependant, cette solution gratuite ne concerne que votre propre activité. Vous devrez donc recourir au site des greffiers ou aux plateformes spécialisées pour obtenir l’extrait d’un établissement tiers. Pour la recherche, il suffit d’utiliser un identifiant unique comme son code SIREN ou son numéro SIRET.
Les informations requises dépendent du service contacté et du canal choisi. Vous aurez néanmoins besoin de remplir un formulaire pour lancer la recherche en ligne ou auprès du greffe du tribunal de commerce. Sur place ou par courrier, vous devrez également vous adresser au lieu d’immatriculation de l’entreprise en question. La demande ne donnera aucun résultat dans le cas contraire.
Qui peut vous demander un extrait KBIS ?
Une demande de KBIS peut être effectuée par toute personne physique ou morale en relation avec votre entreprise. L’extrait est en effet un document public. De ce fait, le demandeur doit seulement renseigner le formulaire et régler les frais prévus pour en obtenir un exemplaire. Cette pièce peut aussi être réclamée par différentes organisations tout au long de la vie de votre société.
L’administration publique fait notamment partie des entités susceptibles de demander votre extrait K ou KBIS. Le document permettra de vérifier la légalité de votre activité et la validité juridique de votre entreprise. D’ailleurs, il est considéré comme la pièce d’identité des sociétés. Le justificatif est donc incontournable dans de nombreuses démarches officielles.
D’autre part, les banques exigent votre KBIS avant d’ouvrir et d’activer un compte professionnel pour votre entreprise. L’extrait permet à la fois de justifier l’existence de votre société et de valider sa signature en tant que personne morale. De même, il est souvent demandé avant la souscription d’un contrat, comme une assurance, un bail commercial ou un abonnement.
Enfin, le KBIS peut être réclamé par les fournisseurs, les investisseurs et autres partenaires potentiels. Ces acteurs ont surtout besoin d’une pièce justificative pour évaluer la crédibilité de leurs futurs interlocuteurs. De plus, le document est un condensé des données essentielles sur votre entreprise (dirigeants, statuts, capital social, situation administrative…).
