Le photocopieur est un outil indispensable qui participe à l’amélioration des performances d’une entreprise. Dans cette optique, bon nombre d’entreprises s’en procurent, et trouver le modèle adapté à vos exigences professionnelles n’est pas une tâche aussi aisée. Dans ce guide du copieur, retrouvez le top 5 des conseils pour dénicher le meilleur équipement.
Identifier ses véritables besoins en impression pour votre entreprise
Connaître le réel volume d’impression de documents sur une période bien précise est crucial dans le choix du photocopieur. En fonction des activités de l’entreprise, il faut déterminer la fréquence d’utilisation des impressions monochromes et couleur. À cela s’ajoute le volume de papier le plus utilisé (format A4 ou A3). Lorsque l’entreprise utilise d’autres équipements mis en réseau comme le fax, le scanner, l’imprimante, il est préférable dans ce contexte d’opter pour un photocopieur multifonction.
Choisir le photocopieur adapté à ses besoins
Une fois les besoins identifiés, le choix de la machine doit y être adapté. En effet, avec les prouesses technologiques, il existe différents types de photocopieurs (les photocopieurs analogiques, les photocopieurs numériques, les photocopieurs multifonctions). Les photocopieurs analogiques sont de moins en moins en vogue, car leur conception est basée sur une technologie de reprographie vétuste. Aujourd’hui, ce sont les photocopieurs numériques qui ont le vent en poupe. En fonction de la technologie, il existe différents types de copieurs numériques (les copieurs numériques à jet d’encre et les copieurs numériques à laser). Ils sont équipés d’un lecteur optique et d’une mémoire pour enregistrer les documents à imprimer. Les photocopieurs multifonctions sont des copieurs numériques qui disposent d’autres options comme la connectique (port Ethernet, port USB, lecteur de carte mémoire, etc.), le scanner, l’imprimante, etc.
Il existe d’autres catégories de photocopieurs comme le photocopieur tireur de plan (adapté aux architectes et autres professionnels qui effectuent des tirages en format A1 ou A0), le copieur de haut volume, le copieur noir et blanc, les copieurs couleur. En visitant une plateforme comme https://www.photocopieuse.net, vous êtes certains d’identifier le type de copieur qui correspond à vos exigences. Il s’agit d’un guide complet sur le photocopieur.
Se référer à une marque réputée et aux conseils d’un professionnel
Parmi le panel de photocopieurs qui existent sur le marché, il y a certaines marques qui sont reconnues pour la qualité et la fiabilité de leurs équipements. Pour vous mettre à l’abri des réparations récurrentes, les concessionnaires agréés par ces marques constituent la meilleure option de trouver une machine performante, fiable et durable. De plus, le concessionnaire dispose d’une équipe de professionnels qui peuvent vous orienter dans le choix de votre équipement. Il s’agit de personnes qualifiées qui vous aident à mieux comprendre les informations contenues sur la fiche technique de ces appareils.
Maîtriser les caractéristiques techniques de la machine
Les caractéristiques techniques qui doivent être prises en compte sont entre autres la vitesse d’impression, la mémoire de la machine, la vitesse du modem, le format de papier, l’autonomie du magasin à papier, la durée de préchauffage. La vitesse d’impression détermine le volume d’impression que l’appareil est en mesure de fournir pour une période donnée. Pour un copieur qui réalise entre 3000 et 25 000 copies par mois, la vitesse d’impression doit être comprise entre 20 et 40 ppm (papier par minute). Lorsque la machine est équipée d’une mémoire importante, elle est capable de poursuivre une tâche momentanément interrompue par un défaut d’alimentation ou un bourrage papier. La vitesse du modem, le format papier, la durée de préchauffage restent des éléments de performance de l’appareil qui peuvent être consultés dans la fiche technique du concessionnaire.
Penser à votre budget pour votre photocopieuse
Acquérir un photocopieur reste un investissement qu’il faut rentabiliser sur le long terme. Outre l’achat, l’utilisation de cet appareil implique des coûts supplémentaires comme l’entretien et la maintenance. Ces coûts ne sont pas aussi réduits qu’il y paraît. Différents outils de financement sont employés pour se procurer un photocopieur. Il y a l’achat direct, la location ou le leasing. Le leasing est une technique alternative qui permet de louer le photocopieur et d’en devenir le propriétaire en fin de contrat de leasing. Intéressant comme mode de financement pour acheter un copieur, il présente aussi bien des avantages que des inconvénients.
Outre l’achat, le leasing ou la location d’un photocopieur, il ne faut pas oublier de mentionner les coûts engendrés par son utilisation. Il s’agit entre autres de l’utilisation des consommables comme le papier, le toner, le tambour, les cartouches d’encre, les agrafes, etc. À cela, il faut ajouter le coût de la consommation énergétique de l’équipement de même que sa maintenance. Toutes ces données doivent être analysées pour établir un budget conséquent pour l’acquisition de photocopieur. Dans une optique de réaliser des économies, il est conseillé l’utilisation d’un logiciel de gestion d’impression, le choix de l’impression automatique recto verso, l’interdiction d’impression de mail, etc.
Vu son utilité dans le fonctionnement de l’entreprise, le choix du copieur doit correspondre aux exigences professionnelles de l’utilisateur.
