Diriger une entreprise est une aventure exceptionnelle qui demande de l’énergie, de la rigueur et une bonne organisation. Surtout pour sa comptabilité… Tout commerçant se doit de respecter certaines obligations comptables. Voici quelles obligations respecter, comment faire la comptabilité d’un magasin et quels sont les documents à fournir annuellement.
Quelles sont les obligations comptables d’un commerçant ?
En tant que chef d’entreprise, vous devez respecter des obligations comptables relevant d’un régime réel d’imposition (normal et simplifié), sous peine de sanction pénale si les documents sont inexacts ou fictifs (500 000€ d’amende et 5 ans d’emprisonnement).
L’entreprise doit être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et le commerçant doit :
- enregistrer tous les mouvements de patrimoine de l’entreprise (achats, ventes, remboursements d’emprunts, etc.) de façon chronologique (Livre-Journal) ;
- établir une facture à chaque vente de marchandises ou de services notamment. Celle-ci a effet une valeur juridique, commerciale, comptable et fiscale ;
- réaliser un inventaire physique afin de vérifier les actifs et les passifs du patrimoine de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice, une fois par an minimum ;
- établir les comptes annuels de la société à la fin de chaque exercice grâce aux documents comptables (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) et à l’inventaire réalisé précédemment ;
- avoir un compte bancaire professionnel dans un établissement financier ou un bureau de chèques ;
- procéder tous les ans au dépôt des comptes annuels de l’entreprise auprès du Tribunal de Commerce ;
- chacun des documents comptables de la société doit être conservé au minimum 10 ans après la clôture de l’exercice.
Quant à une maison-mère gérant plusieurs filiales, elle devra présenter des comptes consolidés (regrouper les comptes de toutes ses entités en un seul).
Comment faire la comptabilité d’un magasin ?
Le suivi et la gestion de la comptabilité doivent être réguliers, de bonne foi et fidèles à la situation réelle. Assurer la comptabilité d’un magasin, qui peut être faite directement par le chef d’entreprise ou par un expert-comptable, c’est aussi :
- faire un bilan régulier de l’activité en opposant les capitaux de l’entreprise et ses dépenses pour jauger de son état de santé ;
- faire un inventaire des immobilisations du patrimoine ;
- présenter les comptes de l’entreprise au RCS dans un délai de 6 mois suivants la fermeture des comptes annuels ;
- utiliser un logiciel de comptabilité et/ou engager un expert-comptable et suivre sa facturation.
Pour faire l’inventaire des immobilisations de patrimoine, il faut prendre en compte tous les éléments ayant une valeur économique positive, identifiables et utilisés durablement par l’entreprise au cours de ses activités. Les immobilisations peuvent être corporelles (actif physique), incorporelles (actif non monétaire dont la valeur est juridique, tel qu’un brevet, une marque déposée, logiciels, sites internet, etc.) et financières (rentes, intérêts).
Le plan des opérations d’inventaire est le suivant :
- inventaire physique des éléments du patrimoine de l’entreprise ;
- enregistrement des écritures de régularisation ou de redressement des comptes (amortissements, provisions) ; et des écritures de reclassement ;
- édition des documents annuels obligatoires de synthèse.
Quels documents le commerçant doit-il fournir annuellement ?
Les mentions obligatoires et justificatifs à fournir peuvent varier en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise. Cependant, pour l’établissement des comptes annuels, il faudra présenter :
- le bilan comptable : actif immobilisé (immobilisations corporelles, incorporelles et financières) ; actif circulant (créances, stocks, etc.) ; passif avec les capitaux propres (capital, réserves, résultat de l’exercice) ; dettes (emprunts, dettes fournisseurs / créanciers) ;
- le compte de résultat : obtenu en comparant l’ensemble des produits (ventes, placements, investissements, etc.), les charges et les pertes de l’entreprise (après déduction des amortissements et provisions), elle indique la performance de l’entreprise ;
- l’annexe : elle apporte des précisions et complète les informations du bilan et du compte de résultat.
Un commerçant doit également tenir à jour :
- un Livre-journal : liste chronologique de tous les mouvements de patrimoine ;
- un Grand Livre : rassemblant tous les comptes (dont les écritures comptables appuyées par des pièces comptables justificatives).
Afin d’établir son bilan et son compte de résultat, les comptes sont clôturés avant d’effectuer un inventaire. Ces pièces comptables ainsi que certains documents commerciaux (bulletins de paie, factures, chèques, etc.) peuvent servir de preuves dans certains cas de litiges avec des clients, des prestataires, fournisseurs ou encore salariés.
