Pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH ?

Publié par Jerome le février 19, 2019 | Maj le février 19, 2019

En tant qu’entrepreneur, directeur ou chef du service des ressources humaines de votre entreprise, vous devez être clair : le capital humain est le bien le plus précieux. C’est pourquoi il doit être traité et géré de manière optimale.

L’importance d’un logiciel de gestion RH

Pour l’ensemble de leurs tâches, les services des ressources humaines des entreprises sont les lieux où s’exerce la majeure partie de la gestion : non seulement ils sont chargés de la sélection et de la formation des salariés, mais ils gèrent également les contrats et les salaires. Pour pouvoir simplifier tous les processus de chacune de ces tâches, il existe, grâce aux nouvelles technologies, des outils logiciels capables d’alléger la charge de travail du département. Il s’agit d’un logiciel de gestion des ressources humaines.

Voulez-vous savoir pourquoi votre entreprise a besoin d’en utiliser un ? Nous vous donnons les raisons définitives qui vous feront commencer à chercher votre logiciel immédiatement après avoir lu cet article.

Raisons d’utiliser un logiciel de gestion RH d’un logiciel de ressources humaines

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles nous croyons que vous devriez mettre la main sur un bon logiciel de gestion des ressources humaines. Voici quelques-unes des raisons les plus importantes pour mettre en œuvre une telle solution :

Facilite la prise de décision

Le talent humain doit être bien géré, sinon de mauvaises décisions peuvent être prises avec lui. Un logiciel de gestion des RH fournira aux gestionnaires suffisamment d’information et de données pour prendre de meilleures décisions.

De même, l’analyse des données augmentera toute possibilité d’amélioration au sein du département des ressources humaines : vous pouvez savoir quels sont les commerciaux les plus performants, ceux qui ont suivi le plus de formations dans l’entreprise, etc.

Productivité accrue

L’une des principales raisons d’utiliser un logiciel pour la gestion des ressources humaines est, sans aucun doute, l’augmentation de l’efficacité dans les tâches quotidiennes. Vous pouvez oublier les enregistrements manuels et gagner du temps à consacrer à d’autres types d’activités qui l’exigent.

Réduction des coûts

C’est un fait : quand une entreprise utilise un bon logiciel, elle peut économiser beaucoup d’argent. L’automatisation en est la cause principale : l’automatisation des tâches dans ce domaine permet à la même équipe d’obtenir une gestion impeccable du personnel sans avoir à embaucher du personnel supplémentaire pour ce faire.

Sécurité de vos données

Un bon logiciel de gestion garantira la sécurité des données produites par votre entreprise. Et en plus de cela, il vous permettra également de les récupérer facilement en cas d’urgence, ou de créer des sauvegardes périodiques.

Bref, grâce à un tel outil, les gestionnaires des ressources humaines sont en mesure de relever tous les défis liés à l’administration du personnel.

Questions auxquelles le logiciel RH peut vous aider à répondre

La plupart des professionnels des RH reconnaissent que l’utilisation d’un logiciel de gestion des personnes a été un facteur déterminant dans l’exécution quotidienne de leur travail et a fait une différence considérable dans leur vie professionnelle.

Ils ont réussi à mettre derrière eux les heures interminables passées à répondre aux questions des employés sur le temps qu’il leur reste en vacances, ou le temps passé à produire manuellement des rapports du personnel pour le Conseil ou à courir après les gestionnaires dans l’immeuble pour effectuer des évaluations du rendement.

Cependant, bien que les systèmes automatisés aient éliminé une grande partie du fardeau administratif auquel les équipes des RH ont dû faire face, bon nombre d’entre elles n’ont pas encore pleinement exploité le grand potentiel des logiciels de RH et, en particulier, leur capacité à traiter les aspects les plus stratégiques de leur travail.

Les systèmes RH d’aujourd’hui constituent un véritable trésor d’informations que les responsables RH peuvent utiliser pour découvrir les risques cachés, optimiser la planification des effectifs ou soutenir la prise de décision stratégique. Les données contenues dans ces systèmes permettent aux RH d’accroître leur influence sur le conseil d’administration et de générer un impact réel sur l’ensemble de l’entreprise, de l’engagement à la productivité de l’organisation entière.

Le processus d’évaluation du rendement répond-il aux attentes ?

Le module de gestion de la performance inclus dans le logiciel RH peut vous donner une image complète de la façon dont les gestionnaires gèrent leurs équipes : quels objectifs se sont-ils fixés, à quelle fréquence sont-ils revus et ajustés pour refléter l’évolution des professionnels de l’entreprise et les priorités changeantes de l’entreprise, quel soutien les gestionnaires offrent-ils pour aider leurs employés à atteindre leurs objectifs et développer pleinement leur potentiel ?

Passer un peu de temps à analyser la façon dont les gestionnaires utilisent les évaluations et le type d’information qu’ils enregistrent peut grandement contribuer à identifier et à diffuser les bonnes pratiques, mais aussi à intervenir si les gestionnaires sous-estiment le processus d’évaluation du rendement ou le considèrent comme une perte de temps.

Y a-t-il une lacune dans vos compétences essentielles ?

Un bon système de ressources humaines peut vous donner une image complète des compétences disponibles dans chaque département de l’entreprise : le cadre qu’il crée peut parfois surprendre. Vous pensiez peut-être avoir plusieurs collaborateurs experts dans une branche informatique spécifique, puis vous avez découvert que beaucoup d’entre eux avaient quitté l’entreprise. Ou peut-être que l’organisation se développe à l’étranger et que vous avez peu d’employés ayant de bonnes compétences linguistiques. De la même manière, du côté positif, vous pouvez trouver qu’il y a des collaborateurs disponibles avec des compétences “cachées” qu’ils n’utilisent pas dans leur rôle actuel, mais qui pourraient être très intéressants pour la croissance de l’entreprise.

La cartographie des compétences par rapport aux professionnels du monde des affaires permet de prendre des décisions plus éclairées sur, par exemple, le budget à investir dans la formation, en évitant probablement dans un avenir proche l’embauche de personnel supplémentaire, avec le coût élevé que cela implique, car il aura des compétences spécifiques dans l’organisation même.

Les employés sont-ils impliqués dans la RH ?

L’enquête annuelle sur l’engagement des employés ne donne qu’une image partielle : les gens ne répondent pas toujours par la vérité et, de plus, le taux de participation est généralement assez faible. Cependant, votre système RH recèle de nombreux indices qui peuvent vous donner une idée beaucoup plus claire de ce que les gens pensent réellement de l’organisation en général et de leur travail en particulier : les congés de maladie ont-ils augmenté par rapport à l’année dernière ? Les absences de courte durée deviennent-elles un véritable problème dans un ministère en particulier ? Qu’est-ce que le taux de roulement du personnel vous dit au sujet de l’entreprise ou d’un secteur en particulier ?

Surveiller de près et analyser les données stockées dans votre système RH peut vous aider à détecter les signes avant-coureurs de ce qui peut se passer dans votre organisation et, bien sûr, intervenir plus rapidement, en encourageant les initiatives visant à améliorer la motivation et l’engagement.

Les plans de relève sont-ils solides ?

Les organisations pensent souvent que leur plan de relève est bien établi. Tout le monde sait – même si cela n’a pas été dit ouvertement – qui figure sur la liste des talents pour les postes clés et les plans de développement qui ont été établis.

Mais en y regardant de plus près, vous vous rendrez peut-être compte que tout n’est peut-être pas aussi parfait qu’il n’y paraît : peut-être que la personne que vous avez identifiée pour occuper un poste important pense à prendre sa retraite plus tôt que prévu, tandis que le collaborateur choisi pour gérer la nouvelle zone des opérations internationales pourrait penser à dire au revoir à sa propre entreprise, ou simplement ne voudrait pas changer de pays ou de secteur. Il n’est pas difficile de constater qu’un plan de relève identifie toujours les mêmes 3 ou 4 personnes pour combler les postes critiques, ce qui représente un risque réel pour l’entreprise.

La vérification des données enregistrées dans le module de planification de la relève vous aidera à comprendre qui est réellement prêt à assumer un rôle précis et s’il est nécessaire d’accélérer le développement d’une formation particulière, mais elle vous indiquera également si l’entreprise a des rôles vulnérables, en raison du risque de fuite ou du manque de connaissance des aspirations d’un employé donné.

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