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Organisation d’événement : pourquoi la question de la nourriture et des boissons est-elle primordiale ?

Lors d’un événement, la présence de nourriture et de boissons est non négociable pour une expérience agréable. La qualité de ces deux éléments peut même susciter une réponse émotionnelle positive auprès de vos invités. Un repas bien présenté et de qualité peut marquer durablement vos convives et les inciter à venir à vos prochains événements. Si vous préparez un séminaire, une conférence ou même un mariage, mettez un point d’honneur à offrir un service de repas et de boissons mémorable. Découvrons ensemble l’importance de la restauration dans un événement et comment bien la gérer.

Quel type de restauration devez-vous proposer lors de l’événement ?

Le type de restauration à offrir lors d’un événement dépend fortement de la nature de la rencontre, du nombre d’invités et du budget prévu.

Le buffet

Un buffet suggère la présentation de plusieurs plats différents dans des saladiers ou des torpilleurs. Vos convives peuvent alors se lever et opter pour les mets qui les intéressent. Avec cette solution, vous évitez d’une certaine façon le gaspillage alimentaire. Ayant choisi eux-mêmes ce qu’ils mangent, vos invités ont plus de chance de finir leurs assiettes.

Les buffets sont appropriés aux occasions non formelles où les convives sont dans une ambiance plutôt décontractée. Si vous préparez une fête d’anniversaire ou de retrouvailles, ce type de restauration saura favoriser les échanges et instaurer une ambiance des plus agréables.

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Le cocktail

Contrairement à l’option du buffet où ce sont de grands plats qui sont proposés, l’option cocktail propose des petits fours et des collations, présentés généralement avec des pics pour faciliter la dégustation. Un cocktail convient aux occasions où les participants sont libres de leurs mouvements dans une atmosphère conviviale.

Il est possible de proposer un cocktail pour des événements tels qu’une remise de diplôme ou une exposition d’artistes. Vous pouvez par ailleurs choisir ce type de restauration pour des rencontres professionnelles chics et décontractées.

Le repas servi à table

Le service à table des repas demande de la préparation ainsi que de l’organisation. Vous devrez probablement passer par un traiteur si vous optez pour ce type de prestation. Que vous prévoyiez un repas pour l’heure du dîner ou même du déjeuner, un service à table implique de présenter une entrée, un plat de résistance et un dessert.

Le repas à table est indiqué lors d’événements prestigieux avec des invités importants. Il est très courant de choisir ce type de restauration lors de mariages ou repas d’affaires. Le repas à table ne convient cependant pas aux rencontres avec un très grand nombre de participants comme les séminaires. Pour ce choix, vous devez bien évaluer l’espace disponible pour la disposition du mobilier (tables, chaises).

Le principal avantage avec la restauration à table est qu’elle épargne tout le vacarme causé par les allées et venues entre les tables et le buffet.

Le food truck

Ce type de restauration propose de la nourriture à bord d’un camion. Le food truck est un incontournable des événements culturels ou sportifs. Il est parfait lors d’événements libres, fun et décontractés. Il peut même apporter une touche d’originalité à votre événement. Vos invités apprécieront de déguster en plein air des plats préparés sur place.

Sachez par ailleurs que “food truck” ne rime pas forcément avec “malbouffe”. Il est possible d’engager des food trucks spécialisés dans la préparation de plats délicieux et de très bonne qualité. Le concept du food truck est par ailleurs très adaptable, car ces mini restaurants sont mobiles. Cela vous donne une grande flexibilité dans le choix de leur emplacement.

À qui faire appel pour s’occuper de cette tâche ?

Pour vous aider dans l’organisation et la préparation de la restauration lors de votre événement, vous offrir les services d’un traiteur est très recommandé. L’aspect nourriture-boisson et sa gestion représentent une très importante charge de travail qui peut s’avérer très compliquée pour les personnes non habituées. Cela demande d’y consacrer énormément de temps et d’énergie.

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Faire appel à un prestataire permet de vous décharger de cette tâche pour mieux vous consacrer aux autres préparatifs relatifs à votre événement. Les traiteurs peuvent par ailleurs vous donner des conseils ou faire des suggestions pour améliorer le menu et garantir le succès de celui-ci.

Diverses prestations annexes sont comprises dans les offres des traiteurs. Il s’agit entre autres de la location de la vaisselle, des tables et des chaises. Le personnel traiteur assure également le nettoyage des buffets pendant l’événement pour que votre espace soit toujours propre. Vous n’avez donc plus à vous inquiéter de ces petits détails qui peuvent faire la beauté de votre séminaire ou de votre cérémonie.

Si vous souhaitez avoir la main mise sur votre budget d’événement, la prestation d’un traiteur vous garantit un tarif tout compris. Vous n’aurez qu’à faire une seule dépense et vous n’aurez plus à vous soucier d’imprévus pouvant survenir. Il est même possible de créer un menu sur mesure selon votre budget pour le respecter rigoureusement.

Aussi, les prestataires sont généralement partenaires avec des entreprises leur fournissant les ingrédients à utiliser à des prix réduits. Ceci peut vous permettre de faire d’importantes économies.

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Pourquoi proposer des options variées à vos invités ?

Lorsque vous proposez des options variées à vos invités, vous augmentez les chances que chacun d’eux trouve ce qui lui plaît. Cela peut contribuer à rendre votre événement plus agréable pour eux. Vous devez présenter un menu qui saura contenter tout le monde. Pour ce faire, prenez en compte le profil de vos divers invités.

Proposez aussi différents choix de plats dans votre menu. Si vous faites des salades, présentez environ trois différentes sauces ou vinaigrettes. Vous laisserez ainsi vos convives décider de ce qu’ils mangent et comment ils le mangent.

Veillez à inclure dans votre menu, des plats pour les besoins spéciaux de vos invités. Dans la mesure du possible, prenez en compte les allergies alimentaires de vos convives. De même, proposez des plats pour ceux qui font des restrictions alimentaires volontaires comme les végétariens, les végétaliens et les véganes. N’oubliez pas non plus les restrictions religieuses de certains de vos invités. Procéder ainsi montre l’intérêt que vous portez à la pleine satisfaction de vos convives.

Quelques exemples de menus et d’options à proposer pour la nourriture

Voici quelques idées dont vous pouvez vous inspirer pour mettre au point le menu à partager lors de votre événement.

Menu 1

Ce menu est tout simple et assez élégant pour convenir autant à un buffet qu’à un service à table.

En entrée, proposez à vos convives une salade César classique avec des croûtons, du parmesan et des feuilles de laitue romaine. Pour la sauce, optez pour une vinaigrette à l’ail et au citron. Pour ce qui est du plat principal, vous pouvez opter pour :

  • des pommes de terre rôties à l’ail et aux herbes,
  • un filet de saumon grillé avec une sauce au beurre citronné,
  • des haricots verts sautés à l’ail et à l’huile d’olive.

En ce qui concerne le dessert, penchez pour un assortiment de mini desserts. Vos convives auront alors le choix entre des petits gâteaux au chocolat, des minis tartes aux fruits et des fruits frais. Comme breuvage, proposez des cocktails, des vins de qualité ou des jus de fruits.

Menu 2

Si vous prévoyez un repas d’affaires ou de mariage, ce menu est parfait pour vous.

En entrée, partez sur des tranches de bœuf marinées dans de l’huile d’olive, du parmesan râpé, du jus de citron et des feuilles de roquette. En plat principal, vous aurez un filet de saumon en croûte d’herbes fraîches servi avec une sauce à la moutarde et au miel. Pour le dessert, une tarte au citron meringuée fera l’affaire.

Menu 3

Il s’agit ici de quelques propositions pour la mise en place d’un buffet. Pour un buffet froid, vous pouvez présenter :

  • des verrines sucrées ou salées,
  • des brochettes apéritives,
  • des petits fours,
  • une salade de riz,
  • un feuilleté aux saucisses,
  • une salade de tomates.
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Si vous préférez un buffet chaud, voici quelques plats à présenter :

  • une soupe au potiron,
  • des gaufres,
  • du bacon et des omelettes à la demande,
  • du riz pilaf,
  • des sushis,
  • des pommes de terre sautées,
  • des lasagnes,
  • des spaghettis à la bolognaise.

Pour le choix des plats à présenter, privilégiez les préparations locales et populaires afin que tous s’y retrouvent. N’hésitez pas non plus à proposer des plats étrangers ou plus exotiques pour varier les plaisirs.

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Boissons pour un événement : pourquoi varier les choix ?

Il est recommandé de proposer une large variété de boissons pour satisfaire les attentes de vos différents invités.

Les boissons alcoolisées

Les boissons alcoolisées sont un incontournable des grandes réjouissances. Elles aident à détendre l’atmosphère, à créer une ambiance conviviale et facilitent les interactions entre les invités. Pour un mariage, une cérémonie de baptême ou une fête d’anniversaire, il est impératif de proposer ce type de boissons à vos invités (à moins qu’ils soient majoritairement mineurs). Selon le type d’événement, vous pouvez présenter des bières, du vin, du champagne et des spiritueux. Assurez-vous cependant que ces boissons soient consommées avec modération pour éviter les dérives.

Les boissons non alcoolisées

Tous les participants à votre séminaire ou invités à votre soirée n’apprécient pas forcément de consommer de l’alcool. Certaines personnes peuvent ne pas en consommer en raison de restrictions médicales ou à cause de leurs convictions religieuses et personnelles. En proposant des boissons non alcoolisées, vous leur montrez que leurs besoins sont pris en compte.

Avec des boissons non alcoolisées, vous encouragez la consommation responsable d’alcool. En choisissant même de ne proposer que ce type de breuvage, vous vous assurez qu’aucun excès d’alcool n’est commis et que vos convives repartent chez eux en pleine possession de leurs moyens.

La première boisson non alcoolisée à proposer lors de votre événement est l’eau. Veillez à ce qu’il y en ait assez pour désaltérer sainement vos convives. Vous pouvez aussi proposer des boissons chaudescomme des infusions ou des tisanes. Présentez aussi des smoothies, des cocktails sans alcool, des sodas ou des jus de fruits.

Quel budget faudrait-il compter pour ce poste de dépenses ?

Si vous avez fait le choix de recourir aux services d’un traiteur, les prix peuvent grandement varier d’un prestataire à un autre. Pour trouver une offre abordable et de qualité, prenez le temps d’effectuer une comparaison des diverses offres du marché. Pensez aussi à porter votre attention sur les différentes formules offertes par un même prestataire pour trouver celle qui est la plus avantageuse.

Votre budget devra aussi tenir compte du nombre d’invités que vous prévoyez pour votre événement. Établissez, dans la mesure du possible, une liste des convives afin d’avoir une idée approximative du nombre de personnes à prendre en charge. Plus il y a d’invités, plus le budget alloué à la nourriture et aux rafraîchissements sera important.

Le type de restauration choisi peut aussi jouer un rôle important sur le montant à dépenser. De même, le menu choisi pour l’occasion peut faire lourdement pencher la balance. Si vous prévoyez des plats sophistiqués, cela vous reviendra naturellement plus cher qu’un menu ordinaire ou simple.

De manière générale, prévoyez une mise comprise entre 16 euros et 100 euros par personne.

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Comment trouver le traiteur idéal ?

Pour être sûr de consommer des plats délicieux lors de votre événement, vous devez vous assurer de trouver un traiteur qualifié.

Le meilleur moyen de le trouver est de demander conseil à vos connaissances ayant déjà eu recours à un prestataire pour un événement (mariage, séminaire, anniversaire). Si le nom du même prestataire revient souvent, c’est parfait : les professionnels avec une forte notoriété risquent de vous surprendre agréablement.

Faites ensuite des recherches plus approfondies en ligne. Lisez des avis clients pour avoir une idée générale de la qualité de l’expérience vécue avec les prestataires que vous avez en vue. Pensez aussi à jeter des coups d’œil aux photos des précédents événements sur lesquels ils ont travaillé. Cela vous donnera un aperçu de leur professionnalisme et de l’esthétique apporté aux diverses réalisations. Vous pouvez même planifier une dégustation pour tester la qualité de leur prestation.

Vous pouvez par ailleurs vous baser sur votre expérience personnelle pour le choix du traiteur. Si vous connaissez un restaurant dont les plats et le service vous conviennent, rapprochez-vous-en. Il est possible qu’il offre également une prestation de traiteur pouvant vous satisfaire.

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