Quels que soient sa taille et son secteur d’activité, une entreprise est amenée un jour ou l’autre à se demander si elle doit ou non externaliser son système d’information (SI). En quoi cette solution consiste-t-elle exactement ? Quel est son intérêt ? Comment y recourir ? Réponses !
Qu’est-ce que l’externalisation du système d’information pour une entreprise ?
L’externalisation du système d’information pour une entreprise consiste à faire appel à un prestataire externe pour s’occuper de la gestion de son SI. Le partenaire choisi assurera notamment la sécurité des systèmes informatiques de l’entreprise. Ses missions consistent aussi à effectuer leur maintenance, les superviser et optimiser leurs performances.
On parle également d’infogérance. Il en existe plusieurs types :
- L’infogérance globale, qui désigne l’externalisation complète du système d’information ;
- L’infogérance partielle, où seule une partie du SI est confiée à un sous-traitant ;
- L’infogérance applicative, consistant à externaliser la gestion des applications de l’entreprise ;
- L’infogérance d’infrastructure, où seule la partie technique est externalisée (gestion du parc informatique et hébergement des serveurs informatiques) ;
- Le Business Process Outsourcing (BPO), correspondant à l’externalisation d’un processus métier.
Pourquoi externaliser son système d’information ?
Il est intéressant d’opter pour l’externalisation du système d’information pour une entreprise en raison des avantages que cette solution présente. Tout d’abord, elle permet de sécuriser le SI étant donné que les matériels informatiques utilisés par les prestataires externes sont très sûrs. Les entreprises bénéficient par ailleurs d’une sauvegarde des données régulière, ce qui assure leur protection.
La sous-traitance permet également de maîtriser le coût induit par les ressources informatiques et de le rationaliser. En effet, les entreprises concluent un contrat correspondant parfaitement à leurs besoins avec les prestataires externes. Leurs dépenses se limitent ainsi à leur consommation effective, ce qui évite les dépassements de budget.
En outre, l’infogérance procure un gain de temps considérable aux entreprises, car elles n’auront plus à s’occuper de la maintenance informatique, de la gestion des infrastructures, etc. Elles ont ainsi la possibilité de se concentrer entièrement sur leur cœur de métier. De plus, elles peuvent s’atteler à leurs tâches en toute sérénité, sachant que les éventuels incidents seront réglés par le prestataire extérieur.
La sous-traitance informatique convient particulièrement aux PME et aux TPE. Ces entreprises sont d’ailleurs de plus en plus nombreuses à miser sur cette solution qui leur permet de :
- Résoudre leurs problématiques en termes de ressources et de coûts ;
- Profiter de conseils prodigués par des experts ;
- Bénéficier d’un système qui évolue en fonction de leurs besoins et de leur croissance.
En somme, la migration de son infrastructure informatique constitue un choix des plus stratégiques pour une entreprise.
Comment procéder ?
Plusieurs étapes doivent être observées pour tirer pleinement profit de l’externalisation du système d’information pour une entreprise.
Évaluation des besoins
Il est nécessaire d’identifier les besoins de l’entreprise pour cadrer le projet d’externalisation. Pour ce faire, quelques questions devront être posées. En voici des exemples :
- Quel est l’objectif de l’externalisation ?
- Quel est le type d’infogérance envisagé ?
- Comment l’externalisation impactera-t-elle le fonctionnement interne de l’entreprise ?
- Quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution ?
Choix du prestataire
Il est préférable de s’adresser à un interlocuteur unique pour externaliser un système d’information. De cette manière, il sera par exemple plus facile de surveiller la gestion du parc informatique. Lors du choix, il est également important de tenir compte de plusieurs paramètres :
- Quelles sont les compétences techniques du prestataire ?
- Propose-t-il un support client ?
- Quel est le délai de réponse si un problème survient ?
- À quel point les lieux d’hébergement des systèmes d’information sont-ils sûrs ?
Accompagnement des collaborateurs
L’externalisation des infrastructures informatiques peut bouleverser le quotidien des employés d’une entreprise. En effet, elle modifie le fonctionnement interne, ce qui peut susciter de la réticence. Il est alors nécessaire de communiquer sur ce changement pour rassurer les collaborateurs, mais également pour porter à leur connaissance les bénéfices de l’infogérance. Il convient par ailleurs de les accompagner pour qu’ils puissent se familiariser rapidement avec les nouveaux outils impliqués par le cloud computing. De cette manière, leur productivité ne sera pas impactée.
Il faut noter que l’externalisation informatique ne rend pas superflu le métier du directeur des systèmes d’information (DSI). Au contraire, elle accentue son rôle, car les compétences internes et externes relatives aux systèmes informatiques s’articuleront désormais autour de lui.
Pour conclure, afin de réussir l’externalisation du système d’information d’une entreprise, il faut bien préparer le projet. D’autre part, il est primordial de solliciter un professionnel compétent.
