La nouvelle est tombée le 16 mars 2020, après avoir prit plusieurs mesures le gouvernement français a fait le choix de prononcer le confinement des français, ne leur permettant de sortir qu’en cas d’impossibilité de faire du télétravail, pour faire des courses de première nécessité, pour rendre visite à un proche en situation d’isolement ou pour les besoins de ses animaux de compagnie. Les salariés sont donc majoritairement en télétravail afin d’éviter la propagation du coronavirus et d’enfin sortir de la pandémie qui s’est emparée de la planète. Mais alors, pour ne pas nuire d’avantage d’avantage à l’activité économique de son entreprise, il est recommandé de conserver des relations de travail entre les salariés notamment en organisant des réunions pour faire le point et continuer d’avancer.
Comment s’organiser pour faire des réunions à distance pendant le confinement ?
Lorsque toutes vos équipes sont en télétravail, il est souvent compliqué de s’entendre et d’avancer de manière constructive, il est donc capital d’organiser des cessions d’échanges entre tous. Vous pourrez notamment commencer par organiser une conversation de groupe en passant par skype, whatsapp ou toute autre application de messagerie en ligne. Cela permettra ainsi à tous de communiquer et de s’assurer de faire un travail constructif.
Par ailleurs, l’organisation d’une réunion à heure fixe peut également être capitale, notamment en se fixant un horaire quotidien où tout le monde va se retrouver pour échanger par téléphone ou tout autre service de réunion à distance. Par exemple, fixez-vous l’horaire de 9h30 ou 10h, suffisamment tôt pour organiser sa journée et commencer sur de bonnes bases. Ainsi, tous les salariés seront informés qu’à cette heure précise, ils devront être disponibles pour échanger.
Veillez à bien avoir les adresses mails, les comptes et/ou les numéros de téléphones perso de chaque membre de votre équipe, une donnée qui peut faire peur aux employés mais qui est indispensable au télétravail. En effet, vos équipes n’auront probablement pas accès à leurs outils professionnels le temps du confinement ou tout du moins avec une moins grande facilité.
Quels sont les meilleurs outils pour des réunions à distance ?
La clé dans l’organisation de réunions à distance, c’est d’avoir le bon outil. Une plateforme qui vous permettra de réunir virtuellement tous vos collaborateurs simultanément et de pouvoir gérer cette situation complexe à mettre en place d’ordinaire. Découvrez différents outils et pourquoi nous vous les recommandons particulièrement pour une réunion à distance au cours de cette période de coronavirus.
Microsoft Teams
Cette application est une plateforme gratuite qui vous permet de faire circuler l’information facilement entre tous vos collaborateurs. Microsoft Teams rassemble de nombreux canaux de communication afin de faire circuler l’information quelle qu’elle soit dans votre entreprise par chat, téléphone ou visioconférence mais également pour organiser des réunions à distance au même moment. L’application peut également se synchroniser avec l’agenda Outlook et ainsi permettre à tous de voir si un créneau est disponible ou non et ajouter un nouveau rendez-vous en toute simplicité sans avoir à ouvrir de trop nombreuses applications. Un outil utile au quotidien comme en période de télétravail.
Skype
Parmi les outils de communication à distance, Skype est probablement la connue et la plus apprécié des utilisateurs. Parmi les précurseurs dans le domaine de la visioconférence, Skype vous permet d’organiser des réunions entre deux ou plusieurs personnes en utilisant la webcam d’un PC, Smartphone ou Tablette ou bien simplement par un appel vocal. En utilisant Skype, vous pourrez également avoir des conversations de groupe écrites, en créant des discussions rassemblant de nombreux utilisateurs.
L’idéal avec Skype, c’est que votre espace personnel est géré directement avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. L’application est d’ailleurs préconfigurée sur de nombreux smartphones et son utilisation est très intuitive, permet tant à tous de se créer un compte rapidement et en toute simplicité, des utilisateurs réguliers à vos salariés qui ne sont pas à l’aise avec les plateformes de communication en ligne.
Zoom
Un inconvénient se remarque actuellement sur les plateformes de communications virtuelles en période de télétravail : étant prises d’assaut par toutes les entreprises et utilisateurs nouveaux, elles ont du mal à fonctionner correctement. Pour y remédier, nous avons fait une petite recherche en passant par des structures moins connues et populaires, et Zoom est une véritable jolie découverte. La plateforme est à ce jour le leader du Magic Quadrant 2019 de Gartner.
Plusieurs options sont disponibles sur la plateforme Zoom, notamment les appels téléphoniques, une messagerie instantanée d’entreprise, un système de visioconférence mais également des salles de conférences virtuelles qui vous permettent bien plus qu’un simple échange mais également de pouvoir transférer des fichiers, échanger et se créer une véritable réunion comme si tout le monde était réunit dans la même pièce.
Go To Meeting
Si vous recherchez à organiser une réunion dont vous serez maître, que vous pourrez organiser ponctuellement, vous pourrez retrouver Go To Meeting, un outil très utile et intuitif. Vous pourrez ainsi inviter vos collaborateurs à rejoindre votre réunion en cliquant sur un lien. L’organisateur a alors la main mise sur les autres participants, pouvant couper les micros, les caméras des autres participants, le partage d’écran est d’ailleurs possible pour illustrer vos idées.
Au cours de la réunion, l’ensemble des participants ont accès à un espace de chat, commun ou entre participants. Cet outil est très pratique pour l’organisation de réunions ponctuelles et non pour un outil à utiliser au quotidien dans des relations classiques de travail, car une fois que l’organisateur met fin à la réunion, les données sont vouées à disparaitre.
Google Hangouts
Développé par le géant Google, Google Hangouts est un outil intuitif et parfait pour toutes vos communications en période de confinement à la maison. Simplement avec vos identifiants Google, vous pourrez communiquer avec vos collaborateurs en créant une nouvelle conversation. Vous pourrez ainsi communiquer par message instantané, appel téléphonique et appel vidéo.
Un outil très simple d’utilisation une fois encore et qui vous permettra de tenir une réunion à distance entre vous pour prendre conscience de l’avancée de vos tâches au cours de cette période de confinement et de télétravail.