Le destructeur de documents est, depuis longtemps, un accessoire indispensable à toutes les entreprises. En effet elles ont, malgré la digitalisation de la plupart des démarches et la dématérialisation, à gérer de plus en plus de documents physiques. Et lorsque l’on parle de documents physiques, cela comprend également les nouveaux supports documentaires. Car désormais, CD, DVD ou encore clés USB pullulent également et doivent être pris en compte dans la masse. Et il est aisé, pour tout chef d’entreprise, de s’en rendre compte : le besoin en stockage de documents ne cesse de s’accroitre. Il n’est pourtant pas toujours facile d’effectuer un choix dans la large gamme d’appareils disponibles. D’où la nécessité de connaitre les caractéristiques à prendre en compte pour le choix le plus judicieux possible dans la large gamme de destructeurs de documents disponible.
Une question de volume pour son utilisation
L’axe principal de votre choix devra porter sur le volume de documents à détruire. Cela peut paraître banal, mais il faut bien être conscient que la quantité de documents que vous pourrez détruire dépendra très fortement de la machine que vous aurez choisie. Pour une utilisation occasionnelle avec un petit nombre de documents détruits, alors un destructeur de documents manuel suffira amplement. En revanche si vous avez de grandes quantités de documents à détruire, et ce régulièrement, alors il vous faudra un appareil high tech pouvant supporter une plus grande épaisseur de feuille, plus de documents en même temps et muni d’un réceptacle plus grand.
Une question de sécurité
L’autre critère dont vous devrez tenir compte est le niveau de sécurité que vous souhaitez. Lorsque l’on parle ici de sécurité, il ne s’agit pas de votre sécurité, à ce niveau-là les destructeurs de documents ne représentent pas de danger, mais de la sécurité de vos documents. Plus cette sécurité sera élevée, mieux vos secrets seront gardés. Vous pourrez vous référer à la norme qui vous indiquera le degré de sécurité : de la classe 1 (P1 à P3) à la sécurité la moins élevée à la classe 3 (P6 ou P7) en passant par la classe 2 (P4 ou P5) celons un référentiel germanique. la sécurité la plus élevée. Bien entendu le cout ne sera pas le même.
Une question de coupe
Pour finir, le type de coupe de votre destructeur de documents aura son importance. Tout d’abord certains transformeront vos documents en fines bandelettes : c’est ce que l’on appelle la coupe droite ou la coupe fibre. Ce système a l’avantage de permettre la destruction d’un grand nombre de documents à la fois et, qui plus est, avec une grande rapidité. Cependant ce type de coupe présente un inconvénient majeur : une moindre sécurité. À l’inverse les coupes croisées vous offriront une plus grande sécurité mais moins de productivité. Enfin il existe des machines à coupe micro qui offriront une sécurité optimale mais au prix d’une productivité très faible. Sachez également que les destructeurs de documents les plus modernes peuvent permettre de détruire des documents papiers même froissés, même en boule, et également les nouveaux supports numériques comme les CD, DVD ou encore clés USB. Ce qui peut permettre à une entreprise de rendre ces derniers supports inconsultables et donc d’en garder le contenu confidentiel.
Quelques économies
De plus en plus de destructeurs de documents ont l’avantage de se mettre, automatiquement, en veille lorsque vous ne vous en servez pas. C’est là un gage d’économie d’énergie. Une économie qui aura deux avantages, le premier environnemental, nous connaissons tous les problèmes liés au gaspillage énergétique, mais également une économie financière puisqu’une moindre quantité d’énergie sera consommée. Ce qui se répercutera automatiquement sur votre facture énergétique. Une petite économie, donc, mais après tout n’est ce pas dans les petits ruisseaux que naissent les grandes rivières ?
