En tant que commerçant, le choix du logiciel de caisse est primordial. Au niveau de la comptabilité, votre logiciel doit vous faciliter la vie et vous permettre de gagner du temps. D’ailleurs, c’est également un outil parfait pour assurer la gestion des stocks. Comment bien choisir son logiciel de caisse ?
Est-il nécessaire d’avoir un logiciel de caisse ?
Légalement, le logiciel de caisse n’est pas une obligation, excepté pour les commerçants et les sociétés soumis à la TVA. Néanmoins, il est fortement recommandé de l’inscrire sur la liste des équipements essentiels de votre commerce. Le logiciel de caisse permet effectivement donc c’est simplement au client, délitée le ticket de caisse avec les obligations légales qui doivent être renseigné dessus, ils affichent le rendu monnaie, ainsi que le mode de règlement.
Pour être simple : le logiciel pour commerce est une nécessité. Lorsque vous faites votre caisse le matin et le soir, cet outil vous fait gagner un temps fou. En plus, en cas d’erreur, vous aurez de nombreuses informations qui vous permettront de rectifier le tir (parfois, lorsqu’on encaisse un client, on peut se tromper de mode de règlement et indiquer un règlement en espèces alors que le client a payé en carte. On se retrouve donc avec une erreur de caisse qu’on va facilement trouver et corriger grâce au logiciel de caisse).
Quels critères prendre en compte pour choisir son logiciel de caisse ?
Le logiciel de caisse peut avoir plusieurs fonctionnalités : saisie comptable automatisée, gestion des stocks, gestion des commandes et des fournisseurs, aperçu du chiffre d’affaires global, aperçu du chiffre d’affaires par vendeur et par jour, gestion des CRM. Vous pouvez donc combiner tout ce qui est online et offline pour une meilleure expérience client, mais également pour faciliter la vie de vos collaborateurs.
Pour choisir votre logiciel de caisse, il faut prendre en compte le fonctionnement de votre structure ainsi que vos besoins et vos axes d’amélioration. Par exemple, un logiciel de caisse pour un restaurant aura des fonctionnalités différentes d’un logiciel de caisse pour un magasin. D’ailleurs, même les commerces en ligne peuvent disposer dans le logiciel de caisse qui envoie les tickets automatiquement par mail. Pour vous, un bon logiciel de caisse est un logiciel qui vous permet d’augmenter votre productivité et ainsi d’être plus rentable.
On connaît les systèmes de caisses traditionnelles avec la caisse électronique. Il s’agit ici d’une caisse simple qui permet de faire le calcul des taxes et d’imprimer les tickets de caisse. Il existe également les systèmes de caisse informatisées qui sont bien plus performants. Ce sont ceux qui permettent de faire une liaison entre vos données online. Votre ordinateur devient donc votre caisse enregistreuse. En quelques points, voici les facteurs à évaluer pour choisir votre logiciel de caisse :
- votre logiciel doit être certifié selon la législation en vigueur depuis 2018
- le meilleur logiciel de caisse est un logiciel adapté à votre secteur d’activité et au fonctionnement de votre entreprise
- votre logiciel doit être facile à utiliser pour vos collaborateurs
- le prix est également un facteur de choix
L’option idéale : un logiciel de caisse tout-en-un
En entreprise, les collaborateurs trouvent de nombreux intérêts à travailler avec un logiciel tout-en-un. C’est ce qu’on appelle un logiciel de gestion généraliste. Leurs modules couvrent tous les besoins de l’entreprise : gestion comptable, commerciale, gestion des stocks, gestion des projets, logistique, ressources humaines. Néanmoins, vous serez parfois mené à adopter un logiciel spécifique pour compléter votre logiciel tout-en-un. L’avantage de ce type de logiciel, c’est que les données sont centralisées et faciles à croiser pour toute vérification au niveau des stocks, de la comptabilité, etc. Disons que le logiciel tout-en-un est un minimum à avoir lorsqu’on a une structure avec plus de trois pôles, afin de faciliter l’ensemble de la gestion de l’entreprise.
Les autres logiciels pour entreprises disponibles
Outre le logiciel de caisse, vous pourriez avoir besoin d’autres outils numériques comme un logiciel de gestion d’entreprise qui comprend des modules complémentaires : gestion du stock, facturation, comptabilité, gestion des ressources humaines, gestion des projets, gestion commerciale, etc. Ici, nous sommes sur un logiciel généraliste. Les logiciels spécialisés sont plus pointus et sont destinés à certains secteurs d’activités (e-commerce, industrie, etc.). Dans ce cas, c’est à vous de déterminer si vos besoins sont plus approfondis ou si un logiciel tout-en-un est suffisant.