Le rôle des ressources humaines au sein d’une entreprise est représenté comme étant une fonction administrative mais avec une fonction plus active. Ce rôle consiste à la gestion de l’élément qui fait la force d’une entreprise, c’est-à-dire le personnel. Aujourd’hui, divers outils à destination des responsables en ressources humaines ont été conçus dans le but d’optimiser le management des employés. En général,ils ont pour objectif l’amélioration et la rationalisation de la gestion des activités des salariés et des futurs salariés au sein d’une entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons toutes les caractéristiques d’un outil de gestion de ressources humaines qui seront bénéfiques à une entreprise.
Les outils logiciels pour la gestion des ressources humaines
L’arrivée des logiciels dans le domaine de la gestion RH peut changer totalement la manière dont une entreprise gère son personnel. Des procédures vont devenir plus simplifiées de la même manière que l’interaction collective sera optimisée afin de gagner en productivité et en temps. Les différentes fonctionnalités plus qu’indispensables font du logiciel RH un outil plus qu’indispensable pour un groupe.
Les fonctionnalités de base pour la gestion RH
Il existe différents types de logiciel RH sur le marché avec des particularités qui peuvent les différencier. Mais en général, ils incluent des modules standard que l’on peut bénéficier sur toutes les versions de bases de ces outils.
La gestion des prestations sociales
Cette fonctionnalité permet la gestion des plans d’épargne pour les départs à la retraite, pour les mutuelles santés, les assurances-vie, les congés de maternité, etc…
La gestion de la paie et les indemnités
C’est une fonctionnalité qui permet une meilleure gestion de la paie des salariés, avec la possibilité de calculer les primes des heures supplémentaires ou les congés payés, ainsi que les cotisations sociales de l’employé qui doivent être déduites de son salaire brut.Ce module de logiciel permet aussi de calculer les retenues d’impôts, peut utiliser l’établissement de chèque de paie ou encore garantit la compatibilité avec les systèmes bancaires pour effectuer les virements automatiquement.
La gestion des horaires, de la présence et des planifications
Ce sont les outils les plus exploitables que l’on peut trouver dans un logiciel RH efficace pouvant s’adapter à n’importe quel type d’entreprise. De plus, certains programmes sont personnalisables pour être adapté aux règles établies de l’entreprise pour émettre des alertes de manière automatique à chaque fois que les objectifs d’entreprise n’ont pas été atteint. A l’instar de la gamme de logiciel ManaTime avec lequel vous pourrez suivre facilement les heures et la présence des employés, il devient plus simple d’organiser le planning des équipes de travail en fonction des présences et des aptitudes de chaque employé pour éviter les échecs d’objectifs.
Les outils pour la gestion des talents
Une autre particularité des logiciels RH est la gestion des talents qui permet d’enrichir les autres fonctionnalités basiques de ces outils RH. Ces derniers optimiseront les moyens des entreprises à développer leur personnel. De manière générale, les outils pour la gestion des talents comportent les éléments qui suivent :
La gestion du recrutement
Pour optimiser les méthodes de recrutement, un outil permettant le stockage des informations concernant les candidats ainsi que les demandes d’emplois offre un meilleur suivi pour un recrutement. D’ailleurs, c’est aussi un outil qui peut être intégré avec les autres programmes informatiques RH pour la vérification des performances antécédentes.
La gestion des formations et des performances
C’est un module pour améliorer le suivi des formations et du développement des compétences du personnel d’une entreprise. Aussi, il peut fournir les informations sur les compétences et les certifications nécessaires sur les avis de poste libre. Le plus souvent, cette fonctionnalité inclue un système de test et de reporting en ligne.
La gestion des effectifs
En ayant un moyen accessible pour lui fournir des issues détaillées du manque de personnel, un manager pourra facilement planifier à l’avance les profils dont il aura besoin pour combler les manques de l’entreprise.
Les outils à destination des employés
Une particularité des systèmes de gestion RH numérisés c’est la possibilité de tirer parti des réseaux sociaux et des smartphones. En effet, les employés peuvent collaborer avec leurs managers et leurs employés de manière active et d’accéder au portail RH grâce à cette fonctionnalité. En outre, ils peuvent consulter facilement les informations concernant leur solde de congé, les vacances de postes avec les qualifications requises, la gestion des temps et du planning, ou encore la possibilité d’être toujours au courant des prestations de l’entreprise.
La collaboration interpersonnelle
L’utilisation d’un logiciel RH prend en compte les besoins des salariés et leur donne la possibilité de communiquer entre collaborateurs ou les supérieurs hiérarchiques, d’échanger des informations importantes concernant les projets, afin de trouver de meilleures issues pour parfaire les objectifs d’entreprise
L’accès mobile
Un aspect inventif d’un logiciel RH est la possibilité d’émettre et de recevoir des notifications ou des alertes en temps réel de ce qui se passe dans l’entreprise. L’employé pourra d’ailleurs consulter à n’importe quel endroit depuis son support mobile les analyses concernant leur prestation, leur salaire du mois, leur solde en congé, les inscriptions aux formations qu’ils peuvent effectuer, etc… En général, les solutions en RH multiplateforme sont compatibles sur tous les systèmes d’exploitation du moment, qu’ils soient Android, IOS, Windows, mac ou linux.
Connaitre les besoins de votre entreprise
Bien que ce ne sont pas les offres qui manquent dans le marché des solutions RH, il convient de déterminer les besoins de votre entreprise avant d’investir dans un logiciel RH. En fonction de ce dont une entreprise a réellement besoin, elle pourra s’orienter vers la solution en ressource humaine la plus adaptée. Si une entreprise souhaite optimiser son souci en matière de recrutement, de paiement de salaire, de planification, de gestion de congé ou d’autres problèmes liés à la gestion RH, elle pourra se contenter des fonctionnalités de bases des outils RH. Cependant, pour les entreprises plus exigeantes, il existe des solutions RH ayant des fonctionnalités plus techniques avec un tarif raisonnable. Et avec l’émergence des segments du Saas et de la dématérialisation, le marché des logiciels RH pérennisera en croissance.
